Eine der ersten Herausforderungen, die einem Managementberater in digitalen Transformationsprojekten begegnet, ist es, Silos aufzubrechen. Dabei halten Abteilungen leider oftmals Informationen und Wissen zurück und arbeiten nicht mit sondern gegen andere Abteilungen. Das Ergebnis ist meistens, dass durch fehlende Kommunikation keine Kollaboration stattfindet und Teams nicht gemeinsam durchs Projektziel segeln, sondern sich gegenseitig blockieren. Design Thinking kann Ihnen aber helfen, Ihren digitalen Transformationsprojekten einen Schub nach vorne zu geben.
Der Teufel steckt in der Komplexität
Design Thinking ist eine Methode, die Sie dabei unterstützt, Lösungen für komplexe Herausforderungen zu finden. Die Besonderheit an Herausforderungen in digitalen Transformationsprojekten ist, dass sie mehrschichtig sind. In anderen Worten, Herausforderungen und Lösungen sind in der digitalen Welt nicht linear.
Abteilungsübergreifende Abstimmung
Nehmen wir die Einführung eines neuen CRM-Systems. Die erste Schicht ist die IT-seitige Einführung des neuen CRM-Systems und damit der Zusammenarbeit zwischen folgenden Teams:
- Abteilungsleitung
- Sales-Team
- Marketing-Team
- Service-Team
- und schließlich der IT.
Allein die Zusammenarbeit der o.g. Teams ist mit reichlich Reibung verbunden. Daneben sollten Sales-, Marketing- und Service-Prozesse neu gedacht werden, was ebenfalls für Konfliktpotenzial sorgen kann.
Warum Design Thinking hilft?
Design Thinking bringt unterschiedliche Teams zusammen und schafft eine kreative Umgebung, in der Teams gemeinsam über Herausforderungen sprechen und im Anschluss Lösungen erarbeiten.
„Der Chef macht ne Ansage und der Rest setzt sie um.“ Leider – oder viel mehr zum Glück – funktioniert die Welt nicht mehr so. Führungskräfte haben in digitalen Transformationsprojekten die Verantwortung einen Rahmen zu schaffen, in dem Mitarbeiter Ihre Ziele selbstständig erreichen.
Das Buy-In Ihrer Mitarbeiter sichern
Ein positiver Nebeneffekt von Lösungen, die Ihre Teams erstellt haben, ist, dass es das Buy-In Ihrer Mitarbeiter mitbringt, weil die Lösung von Ihren Mitarbeitern stammt und für das Team einen Mehrwert schafft.
In meiner Zeit als Management Berater habe ich viel zu häufig Mitarbeiter erlebt, die gesagt haben, dass bestimmte Dinge nicht funktionieren. Dieses Problem haben Sie nicht mehr, wenn Sie Ihre Mitarbeiter befähigen Lösungen zu erarbeiten und bei der Umsetzung mitzuwirken.
Hier eine Anleitung, die Sie für Ihren nächsten Design-Thinking-Workshop verwenden können.
Die Stunde der Befähigung
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, einen Design Thinking Workshop zu organisieren. Hier eine Struktur, die sich in zahlreichen Workshops bewährt hat.
Ausgangsfrage
Vor dem Workshop gilt es den Rahmen für die Kreativität zu setzen. Bevor sie mit dem Workshop beginnen, sollten Sie eine Ausgangsfrage für den Workshop formulieren. Die Frage, die Sie stellen sollten, bezieht sich immer darauf „wie wir etwas verbessern können“.
Auflockerung
Nehmen Sie sich 10-15 min Zeit, um vor dem Workshop die Truppe aufzulockern. Kreativität wird in einer aufgelockerten Atmosphäre freigesetzt. Am liebsten spiele ich mit meinen Kunden Schere, Stein, Papier bis ein Sieger feststeht. Das Spiel kennt jeder und es sorgt dafür, dass alle Teilnehmer bereits am Anfang proaktiv mitmachen.
Brainstorming von Herausforderungen
Die erste richtige Design-Thinking-Übung besteht darin, die aktuellen Herausforderungen der Teilnehmer aufzuschreiben. Viel hilft hier tatsächlich viel. Es geht darum, dass die Teilnehmer ihren Herausforderungen Luft verschaffen und merken, dass sie nicht die einzigen sind, die diese Herausforderung haben.
Brainstorming von Lösungen
Nachdem sich die Mitarbeiter den Frust von der Seele gebrainstormt haben, ist es Zeit, über Lösungen nachzudenken. Wichtig hierbei ist, dass der Fokus auf den Nutzen der Lösung gerichtet ist und die Kosten oder Herausforderung bei der Umsetzung erst einmal außer Acht gelassen werden. Geben Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.
Kreativ-Matrix
Nach dem Cluster erfolgt die Einordnung der Lösungsvorschläge in einer s.g. Kreativ-Matrix, die bestimmte Bereiche auf der X- und Y-Achse einteilt. Diese Bereiche variieren von Prozessaufbau, Zusammenarbeit, Coaching oder einer s.g. Wildcard (ein Wunsch von etwas Unmöglichen z.B. das Elon Musk am Projekt mitwirkt).
Priorisierung
Jetzt kommen wir in den Management-Modus und überlegen, was gerade wichtig und weniger wichtig ist. Zudem erfolgt die Einteilung der Lösungen in leicht und schwer umsetzbare Vorschläge.
Die Höhle der Löwen
Jetzt wirds ernst! Die Teilnehmer haben in den letzten Übungen die Möglichkeit gehabt, sich mit den zahlreichen Herausforderungen und Lösungen auseinanderzusetzen. Jetzt ist es Zeit, einen Lösungsvorschlag herauszugreifen und dafür ein Lösungsposter zu erstellen. Visualisierungen sind gewünscht und Sie glauben gar nicht, zu welcher Hochform Teilnehmer bei der Erstellung von Erklärbildchen auflaufen.
Likes & Wishes
Das fertige Poster wird im Anschluss präsentiert und es folgt eine Feedbackrunde, wo die Teilnehmer Likes und Wishes auf die Poster kleben, um aufzuzeigen welche Bereiche gut waren und wo noch Luft nach oben ist.
Es wird kein Mitarbeiter im Regen stehen gelassen
Ein Design-Thinking-Workshop hat keinen Selbstzweck. Es ist klar, dass sich die Teilnehmer im Regen stehen gelassen fühlen, wenn ein Workshop durchgeführt wird und die Lösungsvorschläge in der Schublade verschwinden.
Genauso ist es auch klar, dass nicht jede Lösung so wie gewollt umgesetzt werden kann. Daher gibt es immer eine klare Kommunikation „Vorschläge können immer nur im Rahmen des Möglichen umgesetzt werden“ und das sollte auch unbedingt vonseiten des Leadership-Teams erfolgen.
